« Il faut engager 5 à 6 % du budget d’une structure quand on se lance dans une transition numérique, selon mes estimations », déclare Stéphane Amiard, vice-président numérique de l’Université d’Angers et président de l’association des vice-présidents numérique de l’ESR, à l’occasion de la table ronde « Quelles priorités pour la dématérialisation des processus métiers ? », qui conclut la journée thématique sur la dématérialisation organisée par le CSIESR Comité des Services Informatiques de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche , à l’Inalco Institut national des langues et civilisations orientales , le 12/10/2016. Chiffre corroboré par Yves Condemine, vice-président de l’Université Lyon 3 et président du CSIESR. « A Lyon 3, nous avons fait établir le budget total, en coûts complets, y compris le coût de la gestion RH des personnels de la DSI, et il tournait autour de 6,5 % ».

« Le niveau de dématérialisation est très hétérogène entre les établissements. On se lance souvent dans un grand projet de dématérialisation à cause d’un imprévu, de quelque chose qui ne marche pas. Je suis plutôt pessimiste sur notre niveau global actuel : on ne fait que répondre aux besoins de base. Et encore », observe Yves Condemine. « Peut-être que l’on peut rattraper ce retard rapidement. Et pour cela, il faut s’inspirer de ce qui fonctionne : donner l’envie aux usagers de s’emparer des outils par des démonstrations mais aussi construire des solutions à partir de choses déjà faites, et ne pas partir de zéro à chaque projet »,

« Au-delà des budgets, ce qui permet de réussir la transition, c’est de penser aux usagers et à leurs usages. Et ne pas juste suivre une mode en distribuant des tablettes ou en voulant utiliser le cloud. Il faut une vision claire », ajoute Eric Heijligers, responsable produit FranceConnect.

« Même après la mise en place du système, il faut garder le lien avec l’usager. Il est prêt à tolérer des petits dysfonctionnements, si on lui propose des améliorations au fil de l’eau », note Olivier Palombi, responsable national du Sides système informatique distribué d’évaluation en santé , chargé de mission numérique de la Conférence des doyens de médecine.

Penser le budget et les usages

Axe essentiel d’une transition numérique fonctionnelle : le budget. « A l’Université Lyon 3, nous avons fait établir le budget total en coûts complets, y compris le coût de la gestion RH des personnels de la DSI, et il tournait autour de 6,5 % », indique Yves Condemine, vice-président de l’Université Lyon 3 et président du CSIESR.

Autre nécessité, selon lui, l’identification des besoins. « Pour réussir la dématérialisation, le préalable est de bien cartographier les métiers. Souvent, les professionnels ne définissent pas leur métier de la même manière. Il faut donc harmoniser pour bien comprendre les besoins. C’est le préalable avant la dématérialisation »

Ce que confirme Stéphane Amiard, président de VP-Num : « Souvent, alors que le projet de dématérialisation est lancé, on s’aperçoit au milieu du projet que l’on n’a pas repensé, en amont, des process et des métiers - ce qui est pourtant nécessaire. »

Retours d’expérience

Ce qu’attendent les étudiants

Yves Condemine revient sur l’enquête « environnement numérique des étudiants », publiée le 09/02/2016, par l’Université de Lyon 3 : « Lorsque nous avons recueilli les avis des étudiants sur leurs besoins numériques, nous nous sommes aperçus que leur demande prioritaire était… d’avoir davantage de prises électriques. Venaient également en priorité le fait de disposer des supports et de podcasts de cours sur une plate-forme. Rien d’extravagant. On ne se place pas dans des usages numériques très avancés. Il reste encore beaucoup à faire », ajoute-il.

Le cas de Chorus Pro pour la dématérialisation

« Nous avons observé pour nos établissements tests, notamment l’Université de Lorraine, que la mise en place de Chorus Pro pour l’utilisation de factures dématérialisées avait un double impact humain », selon Fabrice Chaleard de l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’Etat) qui présente le portail Chorus Pro.

• « Il faut, effectivement revoir l’organisation interne et modifier les façons de faire. Un problème facilement surmontable : on peut scanner les factures pour les intégrer au système, par exemple. »
• « On a observé aussi un changement de la relation avec le fournisseur. Il faut parfois communiquer entre le fournisseur et le client sur la facture. Pour répondre à cela, nous avons créé un lieu d’échange commun. »

Et après ? L’utilisation des datas

« Notre rôle, c’est également de jouer le coup d’après : penser à investir dans la conception d’un espace personnel d’apprentissage pour l’étudiant. Il réunirait ses données personnelles, éducatives et pédagogiques, et disposerait d’outils personnels pour réussir », selon Stéphane Amiard.

Autre piste avancée par pour les établissements : « Pour l’instant, les données recueillies sont utilisées de façon cloisonnée par chaque service ou département. Il faudrait valoriser notre stock de données, le rendre exploitable dans l’interdisciplinaire, en recrutant un chief data officer. »