À Lyon 1, « conserver l’intégrité de l’université » dans une « ambiance de mobilisation générale »
« Malgré la dispersion physique des étudiants et des personnels » due aux mesures de confinement et de fermeture des établissements, « nous essayons d’être mobilisés et de conserver l’intégrité de l’université à distance, avec les outils que nous avons mis en place », déclare Frédéric Fleury
Président @ Université Claude Bernard - Lyon 1
, président de l’Université Claude Bernard Lyon 1, à News Tank, le 26/03/2020.
Selon Philippe Malbos
Responsable scientifique du Démonstrateur Include @ Université Claude Bernard - Lyon 1 • Vice-président Stratégie numérique et pilotage @ Université Claude Bernard - Lyon 1
, vice-président stratégie numérique et système d’information, la situation « crée une ambiance de mobilisation générale » au sein de l'établissement, dont une partie des personnels et étudiants en santé est directement mobilisée.
Egalement en charge du PCP
Plan de continuité pédagogique
(plan de continuité pédagogique), le VP
Vice-président(e)
dit « entrevoir une nouvelle dimension pédagogique qui transcende les expériences en présentiel. Elle ne doit en aucun cas être pensée comme une substitution, mais comme un complément, avec une multiplicité de communications et d’outils ».
Ce plan s’articule avec le PCA
Plan de continuité d’activité
(plan de continuité d’activité) dont « le vrai défi est celui de la durée », indique Damien Verhaeghe
Directeur de cabinet et VP délégué richesse humaine et patrimoine @ Aix-Marseille Université (AMU)
, directeur général des services. Pour le reste, les équipes de l’université « sont désormais organisées, car elles se sont mises en ordre de marche rapidement ».
En ce sens, le maitre-mot selon Frédéric Fleury est « l’anticipation » : « Nous sommes dans une période compliquée, nous avons mis en place le PCA et le PCP, mais nous travaillons sur l’après-crise, la reprise des activités, au sein d’un calendrier que nous ne connaissons pas encore, mais avec une série de scénarios. »
C’est notamment pour cela, que « concernant l’organisation des examens, la cellule de coordination-établissement suit la situation au jour le jour pour ajuster le calendrier de l’année universitaire, et ainsi pouvoir mettre en œuvre les examens en présentiel si nous sortons rapidement de la situation, comme nous l’espérons, ou à distance avec des outils et un accompagnement adéquats. »
Quant au processus électoral, il reste pour le moment à l’arrêt. Le scrutin étudiant qui devait se tenir le 26/03 pour la seconde fois, à la suite d’un recours de l’UNI
Union nationale interuniversitaire
, a été annulé. « Les élections sont donc repoussées sans avoir de date de report, tant qu’on ne connait pas la date de fin de confinement », indique Frédéric Fleury.
Candidat à un second mandat, le président actuel est au coude-à-coude avec son concurrent Bruno Lina, professeur de virologie et par ailleurs membre du conseil scientifique sur le Covid-19 auprès du président de la République. Tous deux ont obtenu six sièges au CA
Conseil d’administration
dans les collèges des enseignants-chercheurs lors des élections du 06/02.
Organisation interne : « tout le monde est sur le pont »
Les services « vitaux »
Si « tout le monde est sur le pont » selon Damien Verhaeghe, directeur général des services de l’Université Claude Bernard Lyon 1, le PCA Plan de continuité d’activité identifie les services « vitaux, essentiels et prioritaires » pour l’Université de Lyon 1 :
- « Le service informatique, pour le réseau et la téléphonie, qui nous permettent de télétravailler et d’assurer la continuité à distance. Pour cela, trois équipes de deux personnes sont mobilisées en présentiel au sein de trois campus.
- Le bloc autour de la paye. Des agents reviennent une fois par mois pour saisir la paye à travers un outil qu’on ne peut utiliser à distance. Mais les finances et l’agent comptable peuvent effectuer le traitement des factures et des bons de commande à distance.
- Le service de sécurité, présent en permanence sur site, composé d’agents de l’université et de prestataires. Ils veillent à la sécurité habituelle du site et à accompagner les personnels qui reviennent dans les locaux.
- Le service de prévention des risques n’est pas directement en présentiel, mais peut organiser des tournées de récolte de déchets chimiques. Il est actuellement beaucoup moins actif ».
En outre, l'établissement avait envisagé une partie logistique liée à l’accueil, mais étant dans un « PCA dur », aucun accueil ni distribution de courrier ne sont assurés sur les sites de l’université. « Les prestations d’entretien des locaux sont également quasiment à l’arrêt. » Par ailleurs, « une petite vingtaine de personnels est logée au sein de l’université, ils peuvent être mobilisés pour une intervention en urgence ».
Concernant le bloc recherche, selon le DGS Directeur/trice général(e) des services , l'élaboration de son PCA « a pris beaucoup de temps, car de nombreuses autorisations ont été faites pour les chercheurs afin d’effectuer la maintenance des activités de recherche ou l’arrêt de manipulation ».
Les services « en deuxième ligne »
Plusieurs services de Lyon 1 sont « en deuxième ligne », comme la direction des relations internationales. Celle-ci « a beaucoup travaillé à faire revenir nos étudiants, avec une prise en charge des rapatriements. Elle ne figure pas en première ligne dans le PCA, mais nous l’intégrerons la prochaine fois ».
« Cela ne signifie pas que ces services ne travaillent pas, mais leur priorité est réduite. Par exemple, la direction du patrimoine continue son étude technique débutée avant la fermeture. »
L’organisation du télétravail
Damien Verhaeghe recense trois catégories de personnels en télétravail :
- « 70 personnes qui télétravaillaient déjà un à deux jours par semaine et sont donc équipées. À cela s’ajoute la plupart des encadrants, une trentaine, disposant d’ordinateurs portables de l’établissement ;
- les agents revenus chercher leur matériel professionnel fixe, que nous n’avons pas encore quantifiés ;
- le bloc majoritaire, composé des personnels qui ont accepté d’utiliser leur matériel privé, en installant un VPN Virtual private network . Cela a l’inconvénient d’ouvrir une fenêtre importante de sécurité. »
Par ailleurs, la direction a reçu « peu de demandes d’autorisation spéciale d’absence ». « Nous savons que beaucoup de personnels sont dans une situation mixte, entre télétravail et gestion familiale, mais nous ne constatons pas de rupture de service, les activités sont faites. »
Cas de Covid-19 : « les personnes touchées sont principalement des étudiants ou collègues du secteur santé, en première ligne »
Selon Frédéric Fleury, président de l’Université Claude Bernard Lyon 1, l’université « est attentive à bien identifier les symptômes ou les cas avérés chez ses personnels ou étudiants ».
« Nous n’en avions pas jusqu’à très récemment, mais désormais les personnes touchées sont principalement des étudiants ou collègues du secteur santé, en première ligne pour l’accueil des patients. Les quelques cas identifiés et testés sont de l’ordre de deux ou trois. »
L’enjeu pour l'établissement, « par toutes les mesures prises et anticipées, est qu’il y ait le moins de contamination et propagation possible ». C’est aussi, selon lui, « une forme de soutien à nos collègues du secteur médical ».
Recherche : 250 autorisations de déplacement délivrées
L’université compte 66 unités de recherche, « dont la moitié dans le domaine des sciences de la vie et de la santé qui nécessite l’entretien de modèles unicellulaires, invertébrés et vertébrés afin d’assurer une certaine continuité du milieu et des lignées biologiques », indique Frédéric Fleury.
Pour cela, 250 autorisations de déplacement ont été délivrées. « Nous avons bien vérifié que la présence de ces personnes était indispensable. En outre, ils ne sont pas présents tous les jours. »
Rémunération des doctorants et vacataires : « nous réfléchissons à des propositions en interne »
Source d’inquiétude chez les doctorants et vacataires des établissements d'ESR Enseignement supérieur et recherche , le versement de leur rémunération est « un sujet qui nous préoccupe », selon le président, et sur lequel « nous réfléchissons à des propositions en interne ».
« Nous avons porté cette question au niveau national, par la CPU
Conférence des présidents d’université , et nous souhaitons qu’il puisse y avoir un accompagnement pour les prolongements de thèse, voire pour les thèses ou post-doc sur contrat, pour lesquels il va falloir que les contrats aillent jusqu’à leur terme sur engagement pris, et pour l’instant une partie d’entre elles est à l’arrêt. »
Conférence des présidents d’université
Plan de continuité pédagogique : 80 % des UE ont basculé en distanciel au 26/03
À la fermeture des établissements d’ESR, le 16/03, l’Université de Lyon 1 compte « 46 700 étudiants inscrits, 1 548 UE Unités d’enseignement actives, avec 37 000 heures d’enseignement programmées jusqu’à fin avril », selon Philippe Malbos, VP stratégie numérique et système d’information de l’Université de Lyon 1.
Le plan de continuité pédagogique a été élaboré « avec les directeurs de composante dans le cadre de la cellule de coordination établissement, réunie pour la première fois le 12/03 ». Il prévoit « la bascule en distanciel des 1 548 UE, ce qui est le cas pour 80 % d’entre elles au 26/03 ».
« Nous avons le plus de difficultés pour les UE portant sur des travaux expérimentaux ou des activités en lien avec des pratiques sportives. »
Le PCP Plan de continuité pédagogique dispose d’un portail ouvert « pour faciliter le partage de ressources et nouvelles technopédagogies ». Ainsi, « une dizaine d’outils de communication et des tutoriels ont permis aux équipes pédagogiques de faire leur marché et trouver l’outil le plus adapté à leurs pratiques ». Il a enregistré « 67 000 visites en moins de dix jours ».
Outils : la plateforme pédagogique de l'établissement, des cours vidéos et la plateforme Discord
Le vice-président numérique relève trois familles d’outils « qui se sont imposées :
- Les plateformes pédagogiques, dont la plateforme pédagogique établissement, qui enregistre plus de 40 000 visites quotidiennes, avec des pointes à plus de 14 000 visites simultanées, soit sept fois la moyenne habituelle. 80 Go de données sont déposés et 3 000 vidéos y sont consultés quotidiennement.
- Les cours vidéos, notamment avec l’outil Webex, proposé par la société Cisco, qui permet de faire des cours en ligne en vidéo. Au 26/03, nous enregistrons 900 comptes utilisateurs, 400 sessions journalières, et 400 000 participants minute depuis le 13/03. Les équipes pédagogiques ont su en très peu de jours s’approprier les outils de communication, qui se sont imposés d’autant plus facilement que les outils institutionnels se sont retrouvés insuffisants.
- Les outils de gestion de groupes de TP Travaux pratiques ou TD Travaux dirigés , en particulier la plateforme Discord qui s’est répandue dans les équipes pédagogiques et pour lequel nous observons une utilisation massive. Les équipes pédagogiques y organisent quatre à neuf groupes de TD en parallèle sur un environnement qui permet du tchat textuel, des exposés oraux et du travail en groupe. »
90 étudiants employés par l'établissement pour « créer du lien »
L’un des piliers du PCP, selon Frédéric Fleury, est constitué par « les étudiants [qui] se sont spontanément organisés pour mettre en place le plan, notamment au sein d’une équipe de volontaires en support pour aider les étudiants ».
Ainsi, « 90 étudiants sont mobilisés dans le cadre d’emploi étudiant de l’université, dont 50 dès le weekend du 14/03 », précise Philippe Malbos. « Ils animent les forums et assurent une coordination entre les équipes pédagogiques et les étudiants afin de créer du lien et faire en sorte que tous les étudiants en situation de confinement puissent trouver les informations. Ils sont sous la direction d’un comité d’organisation étudiant dirigé par les deux VP Vice-président(e) étudiants de Lyon 1 ».
Un point de vigilance sur les étudiants en isolement social et matériel
L’Université de Lyon 1 a recensé, la semaine du 16/03, 190 étudiants ne disposant pas de matériel informatique. « Dès le 26/03, ces étudiants reçoivent une aide décidée au niveau de l’établissement pour les accompagner dans l’achat de matériel, à hauteur de 80 % du prix total avec un montant maximum de 500€ », indique le VP numérique.
« Actuellement, nous travaillons avec nos VP étudiants sur la question des forfaits internet, mais n’avons pas encore trouvé de solution. »
Cette question est également portée à l'échelle nationale auprès des opérateurs téléphoniques, selon Frédéric Fleury. « Les discussions semblent avoir avancé, mais il n’y a pas de résultats concrets pour l’instant ».
Par ailleurs, l'établissement est « en alerte sur la situation d’isolement que peuvent vivre certains étudiants, notamment en résidence universitaire ». Au 23/03, 3 100 étudiants demeurent dans leur résidence Crous Centre régional des œuvres universitaires et scolaires , sur le site Lyon-Saint-Étienne, soit 30 % des capacités. « Avec le groupe des étudiants volontaires, et le service de santé universitaire, nous essayons d’avoir une attention particulière à ces situations. »
« Le service de santé universitaire est resté ouvert, les personnels sont mobilisés, notamment les psychologues. Des consultations sont organisées, en ligne et en présentiel. »
Philippe Malbos souligne « la prise en compte du stress lié à la multiplicité des forums et des canaux ». « Il faut veiller à la coordination entre les formations et veiller à la charge de travail des étudiants. Nous conseillons d’étaler les enseignements et productions et d’adapter les rythmes d’apprentissage. »
Damien Verhaeghe indique que Lyon 1 va réunir un comité technique et un CA en avril, sur deux sujets : « la façon dont fonctionneront les conseils centraux à distance, et l’aide informatique aux étudiants ».
Étudiants à l'étranger : « les rapatriements étaient complexes »
L’une des plus grandes difficultés à gérer, selon Frédéric Fleury, a été la situation des étudiants en mobilité : « Il a fallu les convaincre de la situation réelle de l’épidémie qui se développait à l’échelle mondiale et trouver avec eux les meilleures solutions. Les rapatriements étaient complexes dans une situation de fermeture des frontières et de limitation des déplacements. »
L'établissement a imposé, à partir de janvier 2020, une période de confinement pour les personnels et étudiants revenant de pays touchés par l'épidémie, mais « l’arrivée en France de l’épidémie a changé la donne ».
« Nous avons contacté massivement les étudiants à l’étranger, et faisions face à deux situations :
• soit ils finissaient leur stage dans quelques jours ou semaines, et nous avons donné les directives pour qu’ils reviennent, en étant insistants pour qu’ils rentrent avant la difficulté de transports ;
• soit les étudiants étaient présents pour un temps plus long et commençaient leur stage, nous leur avons donné le choix de revenir ou de rester, car ils avaient une perspective au-delà de la crise pour les pays avec peu ou pas de cas. »
Par ailleurs, le président de Lyon 1 fait état de « quelques étudiants avec qui nous n’avons pas encore eu de contact ».
Université-cible : un calendrier à revoir sur le vote des statuts
La crise aura par ailleurs des conséquences sur la création de l’université-cible dans le cadre de l'Idex Initiative(s) d’excellence , réunissant les universités de Lyon 1, Lyon 3 et Saint-Étienne et l'ENS École normale supérieure - PSL de Lyon.
Les projets de statuts intégrant les remarques du jury Idex de novembre 2019 n’ont pas encore été votés par les instances. Et « les calendriers ont complètement été revus avec la fermeture des établissements et le report des élections ».
« Il nous faut donc trouver le meilleur moment pour le vote, réalisé en toute sérénité et avec un débat nécessaire. Nous espérons que cela se déroulera le plus tôt possible, avant l’été, mais cela dépend de contraintes que nous ne maitrisons pas », indique Frédéric Fleury.
Parcours
Président
Administrateur provisoire
Président
Vice-Président en charge du patrimoine immobilier et du développement durable
Directeur du département de Biologie de la faculté des Sciences et Technologies
Fiche n° 16293, créée le 27/02/2016 à 23:25 - MàJ le 01/12/2020 à 16:52
Université Claude Bernard - Lyon 1
L’université Claude Bernard - Lyon 1 a été créée à partir des facultés de sciences et de médecine de l’ancienne université de Lyon.
Catégorie : Universités
Adresse du siège
Agence comptable43 Boulevard du 11 novembre 1918
69628 Villeurbanne Cedex France
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Fiche n° 2198, créée le 20/06/2014 à 04:49 - MàJ le 20/06/2014 à 16:50