Automatisation : « La démarche de RPA, opportunité de réflexions internes » (J. Mourroux, J. Reffreger)
« La démarche de RPA
Robotic process automation
est une opportunité de réflexion interne sur des processus qui ont encore insuffisamment bénéficié des démarches de modernisation de la gestion, et pour lesquels la réflexion sur l’automatisation peut constituer une mise à plat des pratiques actuelles », écrivent Jérôme Mourroux
Associé @ Ernst & Young (EY) • Membre honoraire de la Commission Armées Jeunesse @ Ministère de la Défense
et Jonathan Reffreger dans une tribune pour News Tank, le 19/07/2022.
Le premier est associé chez EY et a été rapporteur général de la publication « Enseignement supérieur et numérique » de l’Institut Montaigne (2017). Le second est chargé du développement du secteur public de UiPath, fournisseur d’automatisation de processus robotiques.
« L’automatisation est possible en confiant à un assistant virtuel des tâches manuelles et répétitives, chronophages, sans ou à faible valeur ajoutée sur n’importe quel processus, à la condition qu’il soit dématérialisé », définissent-ils.
« Les retours d’expérience sont positifs du fait de l’amélioration significative sur le fonctionnement interne, en accélérant la simplification des processus de gestion, en déchargeant de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, en sécurisant des saisies de données en masse, plus largement en contribuant à accélérer la transformation numérique des établissements. »
« Qui songe aujourd’hui, dans les universités qui ont automatisé l’intégration et le traitement des factures entre la plateforme Chorus Pro et leur ERP
Enterprise Resource Planning
finance, à revenir en arrière ? »
Définir l’automatisation
L’automatisation est possible en confiant à un assistant virtuel des tâches manuelles et répétitives, chronophages, sans ou à faible valeur ajoutée sur n’importe quel processus, à la condition qu’il soit dématérialisé. L’assistant virtuel imite ainsi les actions humaines, avec n’importe quelle application. Il manipule des données en limitant le risque d’erreur, et peut être déployé rapidement. On parle souvent de RPA pour « robotic process automation ».
Cela permet aux établissements publics, par exemple, de gagner en rapidité et en efficience dans les traitements concernés.
Plus concrètement, l’assistant virtuel peut être mobilisé par un agent pour ouvrir des courriels et des pièces jointes, se connecter à des applications, déplacer des fichiers et des données, renseigner des formulaires ou bien encore capturer des données sur l’internet pour les besoins de l’activité.
Quelques illustrations possibles de l’automatisation dans les établissements publics :
- un agent saisit des mêmes informations dans plusieurs logiciels ; l’assistant virtuel effectuera ces tâches de saisie ;
- un agent a besoin de consulter des sites internet pour réaliser des recherches de références, l’assistant virtuel peut récupérer ces informations sur internet ;
- un agent construit un tableau de bord qui repose sur plusieurs sources d’information ; l’assistant virtuel peut réaliser ces recherches et alimenter le reporting ;
- ou bien encore un processus de traitement de facture repose sur la recherche d’information sur une plateforme puis l’intégration dans le système d’information ; l’assistant peut réaliser la recherche des données et leur intégration.
Des retours d’expérience positifs
Les retours d’expérience sont positifs du fait de l’amélioration significative sur le fonctionnement interne, en accélérant la simplification des processus de gestion, en déchargeant de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, en sécurisant des saisies de données en masse, plus largement en contribuant à accélérer la transformation numérique des établissements.
L’utilisation de l’automatisation est de plus en plus fréquente »Les cas d’usage concernent tous les domaines, tant les fonctions support ou soutien, que le cœur de métier des organismes. Si l’utilisation de l’automatisation est de plus en plus fréquente dans les domaines des finances, des ressources humaines des achats ou bien encore de l’informatique, les usages peuvent également concerner l’ensemble des activités.
Les bénéficiaires finaux de la RPA, comme plus largement de la transformation numérique des universités, sont les enseignants-chercheurs, les étudiants, comme l’ensemble du personnel, dont l’expérience, en tant qu’usager des processus de gestion interne, s’améliore.
Des tâches à plus forte valeur ajoutée
Pourquoi simplifier et automatiser ? Pour rendre plus attractives les fonctions de support et de soutien, pour supprimer de tâches routinières, et ainsi libérer du temps pour mieux adresser des tâches essentielles.
Par exemple, éviter des traitements en gestion financière qui sont répétitifs, chaque jour, c’est libérer du temps pour mieux traiter des activités de contrôle interne ou de pilotage.
C’est aussi une démarche qui permet de mieux tenir compte de la qualité de vie au travail. Les tâches répétitives ne participent pas à l’intérêt au travail, et les agents remontent souvent leur difficulté à effectuer l’ensemble des tâches qui leur sont confiées. L’assistant virtuel peut ainsi décharger de quelques tâches.
S’engager dans la démarche
L’établissement qui souhaite initier une démarche de RPA doit d’abord réaliser une analyse détaillée des processus éligibles, définir les cas de processus susceptibles d’être automatisés, pour ensuite décrire en détail chacune des tâches qui constituent précisément les processus ciblés.
Un cahier des charges avant le développement d’un prototype peut alors être formalisé dans le cadre de la réalisation de la « preuve de concept ».
La démarche de RPA est une opportunité de réflexion interne sur des processus qui ont encore insuffisamment bénéficié des démarches de modernisation de la gestion, et pour lesquels la réflexion sur l’automatisation peut constituer une mise à plat des pratiques actuelles.
Mobiliser tous les acteurs concernés
Il nous semble important d’analyser les processus en mobilisant tous les acteurs concernés, en particulier sur le plan opérationnel. Les agents qui réalisent les tâches du processus doivent contribuer en expliquant leur quotidien, valider les évolutions possibles, estimer la valeur ajoutée que constituera l’automatisation.
C’est par conséquent une démarche de co-construction avec toutes les parties prenantes, qui implique la gouvernance de l’établissement, les responsables des directions fonctionnelles, la direction des systèmes d’information en particulier, ainsi que tous les opérationnels engagés.
Une démarche d’abord modeste
La démarche doit d’abord être modeste, avec quelques premières applications simples et pratiques. Les premiers retours d’expérience montrent qu’à partir d’une première application de la RPA, la communauté se saisit rapidement de ces opportunités et d’autres cas d’usages sont identifiés.
Les agents peuvent parfois exprimer des inquiétudes légitimes sur la disparition de certaines tâches, mais très rapidement tous sont convaincus par le temps libéré, les gains d’efficience et les opportunités de mieux adresser d’autres tâches. Qui songe aujourd’hui, dans les universités qui ont automatisé l’intégration et le traitement des factures entre la plateforme Chorus Pro et leur ERP Enterprise Resource Planning finance, à revenir en arrière ?
Tous les processus ne peuvent pas être automatisés »D’autres tâches ont remplacé les anciennes activités de gestion. L’accompagnement au changement est par conséquent essentiel, comme la formation des agents à ces nouveaux sujets ; là aussi, nous avons relevé un réel intérêt des différents métiers qui participent très activement.
Mais il faut rappeler ici que tous les processus ne peuvent pas être automatisés. Certains prérequis doivent être vérifiés, comme la dématérialisation et la gestion électronique en place.
Jérôme Mourroux
Associé @ Ernst & Young (EY)
Membre honoraire de la Commission Armées Jeunesse @ Ministère de la Défense
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Parcours
Associé
Membre honoraire de la Commission Armées Jeunesse
Chargé d’enseignement vacataire en master 2
Rapporteur général de la publication « Enseignement supérieur et numérique »
Vice-président
Membre désigné par arrêté ministériel
Comité de suivi des licences professionnelles
Établissement & diplôme
Diplôme supérieur de comptabilité et de gestion (DSCG)
Certification Lean Six Gigma - Green Belt
Master en Gestion
Fiche n° 31836, créée le 10/07/2018 à 20:09 - MàJ le 19/07/2022 à 15:57