Pour l’UPJV, premier établissement impacté, la gestion de crise est « plus facile maintenant »
« Au début de la crise, nous étions le seul établissement directement impacté. Nous étions donc obligés d’imaginer des dispositifs locaux, en lien avec le cabinet de la ministre. La situation est désormais la même dans toutes les universités. Ainsi, le ministère prend des mesures au fur et à mesure, et nos questions trouvent des réponses nationales. C’est en quelque sorte plus facile maintenant », déclare Valérie Waldow, directrice générale des services de l’Université de Picardie Jules Verne à News Tank, le 26/03/2020.
En effet, la gouvernance de l’UPJV
Université Picardie Jules Verne
« était vigilante pour ses étudiants à l’étranger dès le 06/01, et est très mobilisée depuis le 27/02 et la mise en place d’une cellule de crise », liée aux mesures de confinement dans neuf communes « clusters » du département de l’Oise, puis à la fermeture du site de Creil, le 01/03.
Les consignes générales, et leurs déclinaisons locales, « vont pouvoir régler 80 % des situations », selon la DGS
Directeur/trice général(e) des services
. « Mais nous allons faire face à de nombreuses situations individuelles, car des personnes ne vont pas rentrer dans les cases ou vont être confrontées à des difficultés rendant leur reprise plus compliquée. »
Pour cela, « nous essayons à la fois d’anticiper, sans nous poser les questions que nous ne pouvons pas résoudre actuellement, mais en les identifiant et en identifiant une méthodologie pour y répondre plus tard ». Pour l’instant, il faut, selon elle, « prendre les choses dans l’ordre de priorité, avec sérénité et organisation, afin de garder la maitrise des événements ».
Valérie Wadlow pense que les dispositions prises dans le cadre de la fermeture des établissements vont permettre de « faire un bond en avant sur le travail à distance et l’utilisation de la plateforme pédagogique ». Mais elle « trouve que le prix payé est un peu cher ». « On aurait tous intérêt à trouver d’autres méthodes pour nous faire progresser. »
Les quatre étapes de la gestion de crise
Valérie Wadlow explique à News Tank que la gestion de crise de l’Université de Picardie Jules Verne s’est organisée en quatre étapes :
- « Dès le retour des vacances de Noël, le 06/01/2020, comme toutes les universités, nous avons effectué un suivi des mobilités internationales, entrantes comme sortantes, des étudiants et des personnels. Jusqu’à la fin février, nous avons géré cela comme les autres établissements, via des réunions ”vigilance”, jusqu’à une fois par semaine, selon les questions de sûreté et de sécurité.
- À partir du 27/02, nous avons mis en place notre cellule de crise spécifique. La première étape a été la fermeture du site de Creil, dans l’Oise, à partir du 01/03. En outre, 8 500 étudiants de l’université proviennent de l’Oise, dont presque 6 000 qui étudient à Amiens et parmi lesquels 700 issus des communes »clusters« .
- À partir du 08/03, tous les établissements scolaires de l’Oise ont été fermés. Nous avons donc activité le plan de continuité d’activité pour le site de Beauvais, en laissant l’établissement ouvert, sans cours en présentiel. La continuité pédagogique s’est mise en place en ligne.
- La dernière étape est celle de la fermeture de l’ensemble des établissements d’ESR Enseignement supérieur et recherche , le 16/03. »
Organisation interne : 330 personnes mobilisées ou mobilisables en présentiel
« Les personnels qui peuvent travailler à distance sont en télétravail », indique la DGS Directeur/trice général(e) des services . C’est par exemple le cas de l’équipe de direction ou de l’équipe informatique. L’établissement n’a pas chiffré précisément ces personnels en télétravail, mais il compte « les enseignants-chercheurs de l’UPJV Université Picardie Jules Verne auxquels s’ajoutent environ 200 Biatss Bibliothèques, Ingénieurs, Administratifs, Techniciens, Social, Santé ».
En revanche, « il existe tout un volet de personnels mobilisés en présentiel, en lien avec la sécurité et la sûreté des locaux », ou encore « des opérations qui ne peuvent être réalisées à distance, ainsi le service financier est venu travailler le 16 et le 17/03 afin d’enregistrer les paies d’avril ».
Les personnes mobilisées ou mobilisables en présentiel sont au nombre de 330, dont 150 Biatss, « c’est le nombre d’autorisations que nous avons fourni à nos personnels », mais « ils ne sont pas mobilisés tous les jours ».
Des personnels « mobilisés et disciplinés »
« Honnêtement, comme partout, il y a toujours des personnes qui ne jouent pas le jeu du télétravail, mais ils constituent une minorité. Il faut regarder l’essentiel des comportements des agents qui sont exemplaires. Ils sont mobilisés et disciplinés, les consignes sont respectées. »
Lors des réunions organisées avec les doyens et directeurs de laboratoires, la DGS souligne que « tout le monde était très attentif, à l’écoute et discipliné, ce qui n’est pas toujours le propre du milieu universitaire, qui pousse à développer l’esprit critique et le questionnement ».
« Ce sentiment de bienveillance et de responsabilité est global. Nous avons tenu un CHSCT Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail assez tôt, au moment de la fermeture du site de Creil, et l’ensemble des représentants étaient attentifs et centrés sur l’essentiel. Il n’y a pas de polémique. »
« Nous avons des cas de Covid-19, nous le savons bien »
« Nous avons des cas de Covid-19, nous le savons bien », déclare Valérie Wadlow. Avant la fermeture des établissements d’ESR, le 16/03, l'ARS Agence régionale de santé confirmait les cas signalés par l’UPJV. « Désormais, l’ARS ne les confirme plus. Nous ne faisons plus de remontée chiffrée au ministère, et n’avons plus de retour de l’ARS ou de la préfecture sur les remontées chiffrées. »
« Nous avons donc des cas avérés et des suspicions de cas, si ceux-ci sont graves, ils sont pris en charge par le système hospitalier. »
Rémunération des doctorants et vacataires : priorisation et recours à des acomptes
« Les paies de fin mars ont été entrées en février et arriveront donc sur les comptes de tout le monde », souligne la directrice générale des services pour qui la paie des personnels est « une priorité et un point de vigilance, partagés à tous les niveaux ».
Mais, « malgré la saisie des états de rémunération les 16 et 17/03, nous souffrons des mêmes difficultés qu’ailleurs, la DRFIP Direction régionale des finances publiques ne prendra pas en compte les fichiers que nous avons fait remonter », en raison d’un fonctionnement en mode dégradé.
L’UPJV va donc « réaliser des acomptes pour les doctorants et attachés temporaires qui ne disposent pas d’autres revenus. Nous sommes en négociation pour que cet acompte comprenne la totalité de leur salaire ». En outre, les chargés d’enseignement vacataires, dont l’activité d’enseignement n’est pas l’activité principale, « passeront en second ».
« La question des paies au mois de mai sera plus compliquée. Nous envisageons des acomptes sans service fait et d’effectuer ensuite une procédure de régulation. »
Une continuité pédagogique « établie », mais « sous des formes variées »
Selon la DGS de l’UPJV, la continuité pédagogique est « établie » au sein de l’établissement, mais « sous des formes très variées, selon les disciplines dont les pratiques ont un impact sur la manière de maintenir le lien avec étudiants ».
La fermeture des sites de Creil et de Beauvais, en amont de celle de l’établissement, a permis que « le plan de continuité pédagogique soit formalisé assez tôt ». En outre, « la précision et l’amélioration du PCP Plan de continuité pédagogique se sont essentiellement réalisées grâce aux dispositifs nationaux et aux éléments remontés du ministère ».
La continuité pédagogique de l’université repose « principalement » sur sa plateforme pédagogique Moodle Plateforme d’apprentissage Moodle. Logiciel libre élaboré par le projet Moodle, conduit et coordonné par Moodle HQ, une entreprise australienne de 30 développeurs. . « D’autres liens existent entre enseignants et étudiants, via les mails ou les groupes Facebook par exemple. »
Par ailleurs, pour la visioconférence, l’UPJV utilise plusieurs outils, comme Starleaf ou Zoom. « Tout le monde est en train de se les approprier. »
Elle souligne « une diversité importante de canaux, qui tient logiquement aux pratiques des disciplines, aux enseignants et à la taille des promotions. Chacun s’approprie des outils différents en fonction de ses pratiques propres. »
« Nous respectons la liberté académique donc nous laissons aux enseignants le choix des outils et des contenus », indique-t-elle. La DGS pense que « la majorité a vraiment à cœur de garder un lien avec les étudiants et de trouver des solutions alternatives ».
« Toucher les étudiants en dehors des radars », une des difficultés de l’UPJV
Une des difficultés de l’établissement est « d’arriver à toucher les étudiants en dehors des radars, ceux qui sont en situation de précarité importante notamment ».
« Les équipes pédagogiques ont un rôle à jouer dans ce cas, elles disposent de la meilleure connaissance des étudiants. Il nous faut ensuite parvenir à mettre en place et entretenir un lien, et activer les aides nécessaires. »
Elle note deux difficultés quant à l’adoption de l’enseignement à distance par les étudiants :
- « L’accès concret au réseau Internet et à un ordinateur. Nous avons essayé d’identifier les étudiants qui n’ont pas ces accès, et nous allons effectuer des achats d’ordinateurs pour les distribuer, car tous ceux que nous avions en stock sont déjà partis. Parallèlement, la CPU
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Conférence des présidents d’université
a entamé une démarche de négociation avec les fournisseurs d’accès à Internet pour des abonnements à moindres coûts. - Selon le profil des étudiants et leur niveau d’autonomie, leur capacité à continuer à travailler avec la même efficacité en distanciel n’est pas la même. »
Conférence des présidents d’université
Examens : trois scénarios et des déclinaisons par composante
Concernant l’organisation des examens du second semestre, plusieurs scénarios sont en cours de préparation à l’UPJV : « Nous avons transmis trois grands scénarios aux composantes, chacun peut ainsi anticiper en fonction des semaines de cours qui lui restent et des typologies de formation. »
L’équipe de gouvernance demande « beaucoup de prudence à tout le monde ». Selon la DGS, « il faut se préparer à cette période, ce que nous faisons, mais ce n’est qu’à la fin du confinement que nous aurons de la visibilité et que nous pourrons nous mettre en ordre de marche ».
« Nous espérons avoir une période de dix à 15 jours de visibilité, afin de mettre en œuvre, au moment de l’annonce de la réouverture, le scénario adapté, et son déploiement en mode opérationnel avec des déclinaisons pour chaque composante et formation. »
Recherche : le PCA « fonctionne bien », mais des inquiétudes demeurent pour les doctorants et stagiaires
« Le PCA Plan de continuité d’activité côté recherche fonctionne bien », indique Valérie Wadlow. « Nous avions préparé le plan de continuité d’activité pour qu’au premier jour de la fermeture de l’établissement, il ne reste aucune manipulation en cours. » Ainsi, l’établissement a recensé les manipulations en cours et leur durée de maintenance nécessaire.
En outre, « l’UPJV dispose de deux animaleries, de serres qui nécessitent également une intervention quasi quotidienne, ou encore d’un certain nombre de grands équipements ».
« Les difficultés majeures sont les inquiétudes concernant les doctorants et les stagiaires en master. Ils se demandent comment ils vont rattraper le temps perdu, et donc les impacts sur leur cursus, sur la durée des contrats doctoraux. Les étudiants en master recherche se demandent également comment va évoluer le calendrier des futurs contrats doctoraux. »
Gérer « l’impatience et l’incertitude » tout en « conservant la cohérence de l’activité de l’établissement »
Selon la DGS, l’une difficulté importante à laquelle l’établissement fait face est « l’impatience et l’incertitude ». « C’est très compliqué de communiquer sur certains sujets sur lesquels nous n’avons pas de réponse tant qu’une date de fin de confinement et de réouverture n’est pas fixée. »
« Le principal message que nous essayons de faire passer est que la précipitation est mauvaise conseillère, encore plus en situation de crise. Il nous faut être patients et garder le lien entre nous. La situation est exceptionnelle, à l’échelle nationale, les dispositions seront prises pour que personne ne soit pénalisé et qu’il n’y ait pas de rupture d’égalité. »
La volonté de la gouvernance est également de « garder la cohérence de l’activité de l’établissement, d’en maîtriser la communication, et de conserver une procédure formelle dans les décisions que nous prenons, avec un arrêté du président diffusé sur notre site Internet ».
Il faut, selon elle, « une information fiable et diffusée, et il est important de tenir une ligne, pour que tout à chacun sache où se trouve l’information ».
Les difficultés se situeront aussi « dans les conditions de reprise, déjà présentes dans notre PCA consolidé fin février ».
- Pour fermer l’établissement, la gouvernance avait prévu une journée, « comme nous étions prêts nous avons mis moins de temps ».
- En revanche, « pour la réouverture, nous avons prévu deux jours avant de pouvoir accueillir des étudiants », mais « plus le confinement sera long, plus il nous faudra du temps pour remettre la machine en route ».
Valérie Wadlow
Directrice générale des services @ Université de Picardie Jules Verne (UPJV)
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Parcours
Directrice générale des services
Directrice générale adjointe des services
Pprésidente Amiens aménagement
Directrice du service commun de la documentation
Directrice adjointe du service commun de la documentation
Chef de section SHS
Conservateur contractuel chef de section sciences économiques
Établissement & diplôme
Diplôme de conservateur de bibliothèques - Filière recherche : économie des revues scientifiques
D.E.A. Sciences de l’information et de la communication (mention bien) - Traitement automatique du langage
Maîtrise Administration économique et sociale (mention bien) - Développement local
Fiche n° 23216, créée le 15/06/2017 à 11:22 - MàJ le 15/06/2017 à 12:25
Université de Picardie Jules Verne (UPJV)
Catégorie : Universités
Adresse du siège
Service facturierCS 52501
80025 Amiens Cedex 1 France
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Fiche n° 1497, créée le 19/02/2014 à 11:42 - MàJ le 19/08/2024 à 14:19
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