Amue : « La cloudification de notre offre se pose de façon plus concrète et rapide » (S. Athanase)
« Pour l’Amue
Agence de mutualisation des universités et des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche et de support à l’enseignement supérieur ou à la recherche
, la question particulière qu’entraîne le confinement, c’est celle de l’exploitation de nos logiciels de service par les établissements lorsque les équipes travaillent à distance, et donc de la cloudification de notre offre. C’est un chantier sur lequel nous avions déjà commencé à travailler, mais que la crise liée au Covid-19 pose de façon plus concrète et rapide », déclare Stéphane Athanase
Chargé de l’offre de service au pôle Modernisation, innovation, transformation @ Secrétariat général du MENJ, MESR et ministère des sports
, directeur de l’Agence de mutualisation des universités et des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche, à News Tank, le 03/04/2020.
L’agence a, en effet, lancé ce chantier, dans le cadre du passage en « mode service », financé pour partie par le fonds de transformation de l’action publique, dont il est lauréat. « Nous étions dans une phase de réflexion sur le cadrage général de ce travail. Au vu de la situation, nous allons donc poursuivre et accélérer », ajoute le directeur.
L’Amue s’appuie aussi sur une expérience de cloudification déjà menée sur Siham
Système d’Information des ressources Humaines dans une Approche Mutualisée
PMS (logiciel de prévision de masse salariale), « c’est-à-dire qu’il n’est pas hébergé dans les établissements, mais chez le fournisseur Atos. Et nous avons des chantiers déjà ouverts, par exemple sur PC-scol que nous devions expérimenter dès cette année. La question qui se pose c’est : comment aller plus vite pour généraliser cela, dans un contexte de confinement ? C’est ce que nous devons voir avec nos adhérents », ajoute-t-il.
Pour ce qui est de la continuité d’activité, l’Amue a généralisé le télétravail de ses agents, « sauf pour quelques fonctions où ce n'était pas possible, comme la maintenance logistique, et qui disposent donc d’autorisations exceptionnelles d’absence », indique Stéphane Athanase.
Une adaptation facilitée par le fait que 90 % des agents de la structure pratiquaient déjà le télétravail un jour par semaine. « Passer à la semaine entière pose d’autres problématiques, mais pour ce qui est du mode d’organisation ou des outils informatiques, nous étions prêts », dit-il.
Cette expérience du travail à distance, l’Amue la partage aussi avec son réseau, par exemple « pour répondre à des interrogations, sur le risque d’isolement ou les difficultés d’accès aux informations. Nous le faisons dans une approche métier, ce qui fait aussi partie de nos missions », ajoute Stéphane Athanase.
Un fonctionnement sécurisé, des missions adaptées
Technique et sécurité informatique
La généralisation d’une journée de télétravail hebdomadaire « depuis plusieurs années » à l’Amue avait entraîné « la mise en place d’outils de messagerie instantanée permettant le partage d’information à distance et la visioconférence, ainsi que la possibilité d’avoir un accès à notre SI Système d’information interne et aux plateformes logicielles », indique Stéphane Athanase.
En matière de sécurité informatique, l'Amue Agence de mutualisation des universités et des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche et de support à l’enseignement supérieur ou à la recherche dispose d’un responsable « qui est en lien avec l'Anssi Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information et émet des recommandations. De fait, tous les logiciels que nous utilisons avaient été testés au préalable, nous accédons à notre SI interne via un VPN Virtual private network , et nos ordinateurs sont sécurisés, ce qui veut dire qu’on ne peut pas ajouter tous les logiciels que l’on veut. »
Un appui technique
« Les établissements disposent tous de leur direction des services informatiques, ce sont eux qui gèrent en premier lieu. Ensuite, ils peuvent s’appuyer sur nous pour tout ce qui relève de nos logiciels de service, et nos équipes en télétravail poursuivent les échanges avec eux », indique le directeur de l’Amue.
Dans cette situation de crise, un des rôles de l’Amue selon son directeur est aussi de « faciliter les échanges entre les acteurs, de les mettre en réseau ». L’agence propose ainsi un document qui compile « les informations et bonnes pratiques relatives au télétravail, et qui est régulièrement mis à jour avec les expériences des établissements. »
« On échange aussi beaucoup avec les établissements, avec nos chargés de domaine qui animent et participent à des forums. On facilite aussi les remontées d’informations du Mesri Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation et de la CPU
Conférence des présidents d’université , ou encore de l’Anssi, de la direction du numérique ou de la Cnil Commission nationale de l’informatique et des libertés . »
Conférence des présidents d’université
Un impact sur le calendrier des chantiers en cours
Sur la poursuite de l’activité, Stéphane Athanase indique qu’un point hebdomadaire à distance, est organisé « avec tous les chefs de projets, et pour l’instant, les choses continuent d’avancer. Il n’y a pas de remise en cause fondamentale de l’activité. Mais tout va dépendre de la durée du confinement… les choses peuvent être amenées à être réévaluées. »
Il y aura toutefois des conséquences sur plusieurs chantiers en cours, et notamment ceux liés au déploiement de solutions logicielles qui étaient en cours, comme Siham.
« Nous sommes en discussion avec les établissements pour voir comment s’adapter à leurs capacités de personnels, tant du côté SI que du côté métier, RH en l’occurrence, et pour recaler les calendriers. On essaie de faire le maximum de choses à distance, mais ce n’est pas possible pour tout, il faut parfois se rendre sur place, il y a aussi les formations. Et donc forcément, cela va entraîner des retards », dit-il.
Concernant le chantier SI Labo, pour lequel le Mesri Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation a fixé cinq nouvelles priorités en novembre 2019, il indique que le comité stratégique de mars n’a pas pu se tenir.
« Nous sommes donc en stand-by pour avancer sur ces orientations et préconisations. Mais par ailleurs, on continue à travailler sur la partie NewCaplab, et nous avions une réunion à ce sujet le 02/04, avec la DGRI Direction générale de la recherche et de l’innovation , le CNRS et l'ANR Agence nationale de la recherche . »
Anticiper sur la reprise et les besoins des établissements
Il s’agit aussi, selon le directeur de l’Amue, d'être vigilant sur les modifications apportées au calendrier universitaire, du fait du report des examens.
« On attend de voir comment cela se traduit sur le plan organisationnel, s’il y a un impact sur le déroulement des inscriptions, ou sur la question de la gestion des RH. Car il faut pouvoir mesurer la façon dont on va être sollicités quand les établissements vont repartir, tant pour finir cette année que pour démarrer la suivante », dit-il.
Comment anticiper dans ces conditions ? « On fait en sorte que les solutions soient prêtes dans les délais, Apogée notamment, pour qu’on puisse accompagner les établissements le moment venu avec les patchs nécessaires. Cela veut dire aussi que nos forces soient présentes, avec des ajustements nécessaires, y compris peut-être pour la période estivale. »
Identifier de nouveaux besoins et services
La situation des établissements fait-elle émerger de nouveaux besoins ? Stéphane Athanase estime qu’il est encore « un peu tôt » pour répondre.
- « Nous avons eu des discussions autour des outils collaboratifs ou de visioconférence pour répondre à l’organisation du travail à distance, mais nous n’allons pas pour autant en proposer, Renater le fait déjà.
- Ensuite, pour nos outils, la réflexion porte sur la façon d’utiliser nos logiciels à distance, et la cloudification peut être un début de réponse.
- Mais il n’est pas exclu, lorsque nous tirerons le bilan de cette crise, avec les établissements, qu’on soit amenés à réfléchir à d’autres points, et de nouveaux besoins auxquels répondre ».
Agence de mutualisation des universités et des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche (AMUE)
L’Amue est un Groupement d’intérêt public qui organise la coopération entre ses membres et sert de support à leurs actions communes en vue d’améliorer la qualité de leur gestion.
Catégorie : Établissements publics
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Fiche n° 1763, créée le 05/05/2014 à 12:19 - MàJ le 22/06/2016 à 20:21